交党办发〔2015〕7号
各单位：
为进一步推进公文处理工作科学化、制度化、规范化，加强重要会议活动的统筹协调，推动学校工作高效有序运转，现就进一步规范公文处理与会议活动的有关要求通知如下：
一、公文处理有关要求
（一）公文内容
内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（二）文种规范
各单位应根据公文内容、行文关系，规范使用文种。
1．请示类公文适用于基层单位向学校或通过学校向上级机关请求指示、批准。请示应当一文一事，详细说明事项的原因、过程、请示事项、拟处理的意见和建议。
2．报告类公文适用于向学校或通过学校向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。报告须陈述翔实，逻辑清楚，关键数据准确，重点工作突出。不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。
3．纪要类公文适用于记载会议主要情况和议定事项。会议纪要需请与会单位负责人会稿，达成一致后方可行文。会议纪要原则上会后三个工作日办理完成。
4．其他文种的使用详见《西安交通大学公文处理办法》。
（三）报送程序
1．以学校名义制发的公文（红头文件），须经拟稿单位负责人审定后，报党、校办审核。未经党、校办审核，不得直接送学校领导签发。即使校领导直接签发的也要重走程序。
以学校名义报出的公文由分管校领导会签，学校主要领导签发；校内印发的公文由分管校领导签发。
2．各单位报送学校的请示、报告，除涉密件、少数涉及干部人事、案件查处以及校领导明确要求直接报送的材料外，一般应通过OA系统（经拟稿单位负责人审签后）报党、校办，按程序办理。
3．涉及多个单位的事宜，拟稿单位须与相关单位协商达成一致意见后，再由拟稿单位行文报送党、校办。
（四）文件办理
1．学校红头文件印制完成后，公文拟稿部门应及时到党、校办文秘室签收、领取文件，避免耽误工作。
按照精简公文、推行电子公文的要求，各部门应精简公文数量，尽量通过OA系统公布公文，减少纸质公文。
2．校内文件的承办单位（主办单位和协办单位）应按照文件和领导批示要求及时办理，原则上应在一周内办结，有明确时限要求的应在规定时限内办理完毕。
承办单位应当在OA系统及时反馈文件办理情况，方便校领导和拟稿单位了解相关工作进展。
3．执行公文退文制度
对存在下列问题的公文退回拟稿单位完善后重报。
（1）内容不符合国家法律法规和党的路线方针政策，与上级及学校现行有关文件不相衔接。
（2）主题不突出、条理不清晰、结构不严谨、逻辑混乱、语句不通，错别字多等。
（3）越级报文。
（4）未经单位负责人审核签字，重要公文未经单位主要负责人审核签字。
（5）应与相关单位协商会签而未会签或各相关单位意见不统一未作出说明；或会签部门有修改意见，未对修改意见做出说明。
（6）上报请示一文多事，报告中夹带请示事项。
二、会议活动有关要求
（一）邀请领导出席的重要活动
邀请学校领导出席重要会议活动时，须提前一周，将会议议程、背景材料、参会人员等信息报送党、校办；需要领导致辞的，请将供领导参考的讲话稿一并附上。
邀请省部级领导出席重要会议活动时，应提前两周将邀请公文连同以上材料一并报党、校办。
如果会议活动安排发生变化，应及时向党、校办报告。
（二）重要会议活动备案
各单位主办或承办省部级重要会议活动、国际国内重要学术活动信息，须通过OA系统“信息报送”中“省部级重要会议/活动、国际国内重要学术活动信息备案”栏及早报党、校办备案；院士、副厅级以上领导、知名专家、重要外宾等来校信息，承办单位应通过OA系统“信息报送”中“重要领导/专家来校信息备案”栏及早报党、校办备案。
（三）学校每周主要会议
1．校级会议列入每周“主要会议安排”。主要包括全校性党政会议，校领导主持的涉及多部门的专题会议，由学校上级主管部门、地方各级政府、其他组织委托我校承办的会议等。
2．涉及学校主要领导出席的重要会议，应在申报上会单时一并将会议议程、参会人员等信息报送党、校办。
未按照要求报送相关信息或信息不全的，不列入每周“主要会议安排”。
3．需要校领导参加的会议，承办单位负责人应提前征得校领导同意，需要全体校领导参加的会议，承办单位主管校领导应提前征得学校主要领导同意。
4．党、校办负责发布每周“主要会议安排”；承办单位负责通知参会人员，组织会议，撰写印发会议纪要。会议纪要经主管校领导签发后报党、校办备案。
5．各单位应于每周五上午10:00前通过OA系统将下周列入“主要会议安排”的会议报送至党、校办，便于及时发布，有利于基层单位根据学校会议情况安排好本单位下周工作。
逾期报送的会议原则上不再列入每周“主要会议安排”。
党委办公室
校长办公室
2015年6月26日
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